Au secours, le joyeux bordel s'invite au bureau!!!

Au secours, le joyeux bordel s'invite au bureau!!!

 

Et bin oui, on ne se refait pas... enfin à ma décharge... oui des excuses on en a toujours... mais je sais reconnaître que parfois...

 

J'avais commencé avec de bonnes intentions, l'envie d'être organisée, de ne pas me laisser déborder par tout et rien et surtout mener à bien mes missions sans être altérée par le quotidien.... J'avais oui... mais voilà quand on travaille avec des équipes, que l'on chope des infos de ci de là, un coup de fil, entre deux portes, une vingtaine de mails par jour, quand tu voudrais prendre les choses une par une pour les mener à bien d’une traite mais que tu es dérangée pour un solde de congé, un enfant malade, un partenaire réfractaire, le trésor public, l'administration, un coup de fil qui s'éternise... et bin tout tombe à l'eau!! Ajoute à cela de la réunionite de rentrée et hop le temps file à vive allure et tu n'as rien fini ce qui était pour hier!!!

 

Résultat: des dossiers de sub en attente, une pile de papiers et de mails à traiter, des infos à trouver pour boucler... enfin bon rien de très productif!! Et autant dire que fasse à tout cela, je me serais bien fait une journée feignasse sur le net au lieu d'avancer!!!

 

Je me suis dit qu'il fallait reprendre les choses en main. De par mon poste, il n'est pas question de me laisser aller: trop de choses et de gens dépendent de moi! Et j'ai repensé à mes routines maison, mon organisation des menus, de la journée!! Pourquoi ne pas réadapté cela au travail??? Un pari un peu fou non?? mais j'ai tenté...

Les routines:

- Faire le tour du propriétaire (enfin du personnel), prendre des nouvelles, des infos, des besoins... et surtout tout noté sur mon carnet!!

- Faire le tour des mails et les répartir: les infos à garder sous le coude, les prises de rendez vous ou échéances à noter dans l'agenda, les urgences pour le chef de service... et surtout répondre!!

- Faire le tour de ma fiche du jour (que j'ai relié joliment pour m'en faire un ptit cahier), ajouter les urgences lues dans les mails et répartir les données prise dans mon carnet.

- Faire le point sur la pile de documents en attente et désencombrer: à jeter, à classer, à traiter

Organiser des temps "de travail":

- et oui ces fameuses minutes ou je n'existe plus pour personne, où le tel est coupé, où personne ne peut entrer pour avancer les dossiers urgents. Soit 60 minutes par jour, ces 60 précieuse minutes où la motiv doit être là quoiqu'il arrive!!

- Planifier les réunions de manière systématiques (hebdo, mensuel...) pour utiliser au mieux les trous

 

Prioriser, déléguer et apprendre à dire non:

Bon il y a encore du boulot pour la dernière partie, mais ce sont mes objectifs du moments pour eviter de me laisser débordée

 

Enfin voilà, rien d'exceptionnel mais je tente petit à petit de mettre en place une organisation pour ne plus perdre mon temps... et ma tête!!

 

Et toi comment gères tu le "joyeux bordel" au bureau???

 

 

 

 

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